Komplicerede kontrakter, krævende riders og tunge forhandlinger med musikbranchens hårdeste forretningsmænd.

Det er ikke altid yndlingsopgaver, hvis du er en ildsjæl der bare gerne vil afholde en fed koncert. Ikke desto mindre er det vigtigt, at du har styr på, hvordan du kommunikerer bedst med musikere og deres repræsentanter, hvis du gerne vil lykkes med at afholde en koncert.

Lauge Hede Kjærum er programchef på det lokale spillested Gimle, og det er ham der beslutter hvilke kunstnere, der skal på plakaten på spillestedet. Hver dag kommunikerer han med et hav af danske agenter, som repræsenterer en række turnerende musikere og sammen koordinerer de alle detaljer omkring koncerterne.

Lauge er derfor den helt rigtige at spørge hvordan man bedst booker artister, så det har vi gjort, så du kan blive klogere på denne disciplin.

Vær tjekket og professionel

Ifølge Lauge handler det overordnet set om at være åben, tjekket og professionel over for musikernes agenter – dvs. dem der håndterer alt omkring musikernes liveoptrædener. Hvis man ikke kender agenten i forvejen, skal man nemlig gøre noget for at begrænse de bekymringer, som agenterne med rette kan have ved at sende sine artister ud til en ”ny” arrangør.

”Agenterne kan være nervøse for, at deres artister kommer ud til et sted hvor ting ikke fungerer, hvor der ikke er nogen der kan tage i mod dem, udstyret lyder dårligt, og de får i øvrigt ikke rigtig deres penge. Det har folk oplevet og det sidder i kroppen på dem. Så det er alt den der nervøsitet, man skal prøve at få fjernet, hvis man er ny”, forklarer han.

For at komme den nervøsitet til livs, har Lauge følgende otte gode råd.

1. Præsenter dig selv gennem de rigtige kanaler

Ifølge Lauge skal du starte med at præsentere dig selv med navn og hvilken organisation eller arrangør du repræsenterer, samt hvad du gerne vil med koncerten. Her er det vigtigt at være både kort og præcis. Du skal vide hvad du spørger om, for hvis agenten selv skal være med til at definere dit arrangement, tager det for lang tid og du vil blive glemt i bunken af e-mails, som den pågældende agent skal tage sig af den dag.

Lauge pointerer også at det er vigtigt, at du bruger de rigtige kanaler, når du tager kontakt til bandet. Hvis der er tale om en etableret artist på den danske scene, vil de nemlig typisk have to forskellige samarbejdspartnere. En manager, der styrer artistens kalender ift. indspilninger og andre ting, og så en agent, der håndterer alt omkring koncerterne. Det er agenten du skal have fat i og det skal du gøre via en velskrevet e-mail til den rigtige adresse, som du ofte kan finde på bandets sociale medier eller deres hjemmeside.

Og så er der lige én ting, du ikke må gøre:

”Du skal ikke kontakte bandet direkte via sociale medier med mindre de er så nye eller så selvstændige, at de ikke har nogle til at repræsentere sig, og du derfor ikke kan finde en mail til en agent. Generelt er det på e-mail det foregår, og det kan du ligeså godt blive rigtig god til”, forklarer Lauge.

2. Vis din erfaring – eller din vision

Lauge forklarer at det er en rigtig god idé, at vise, at du har erfaring med at afholde koncerter. Det kan f.eks. være, at du tidligere har sat koncerter op på en lokal café, eller at du igennem mange år har været frivillig på et spillested og nu vil du gerne forsøge dig med at sætte dine egne koncerter op.

Hvis du ikke har meget erfaring kan det ifølge Lauge være godt at beskrive din vision for koncerten.

”Hvis din vision er tilpas sympatisk og agenten kan mærke, at du har hjertet på rette sted, kan det være med til at overtale ham/hende til at indse, at det også er en vision som deres artist kan se sig selv i og derfor vil have lyst til at spille til dit arrangement”, forklarer han.

3.Spørg til én specifik artist i et specifikt set-up

Ifølge Lauge er det også vigtigt, at være konkret i forhold til hvilken artist man spørger agenten om. Typisk vil en agent nemlig repræsentere flere artister ad gangen. Agenten vil have det man kalder ”en roster” – altså en liste af forskellige artister som den pågældende agent arbejder med og der kan være stor forskel på hvordan agenten håndterer henvendelser alt efter hvor de forskellige artister er i deres karriere.

”Hvis det er store danske artister, så har de ofte en hel fast plan for året, som både inkluderer indspilninger, tv-optrædener osv. Det gør at turnéen ofte bliver lavet sammen med spillesteder og festivaler, som agenten allerede kender, fordi de store artister sætter pris på den tryghed, der er i det. Er det en mindre artist er de mere fleksible og deres syn på dig som arrangør, vil derfor ændre sig alt efter, hvem du henvender dig omkring”, forklarer han.

Hvis det derfor er dit mål at lande en stor artist til din koncert, skal du altså sørge for at du kan leve op til en koncertproduktion der er lige så professionel som de andre steder på turnéen, men ligegyldigt om det er en ny eller mere etableret artist du søger, så er det vigtigt, at du ved præcis hvad du gerne vil have.

Derfor skal du også fortælle agenten, om du forventer at hele bandet møder op eller det er et mere akustisk set med færre mennesker på scenen du ønsker. Det gør det nemmere for agenten at vurdere hvad det skal koste, om artisten kan formodes at have lyst og om det kan passe ind i artistens tourplan.

4. Undersøg om bandet har spillet lignende steder

Ifølge Lauge er det en god idé at tjekke om artisten har spillet steder, som minder om det sted, som du selv har tænkt dig at holde koncerten. Har de det, og har de haft en god oplevelse dér, er der større chance for at du kan overtale agenten til at lave et show hos dig. Derfor kan du med fordel nævne, at du har set, at de har spillet et bestemt sted og at du gerne vil lave noget lignende.

Derudover har denne tilgang også en anden fordel, for så har du nemlig muligheden for selv at række ud til den arrangør, som har haft artisten på besøg før.

”Nogle gange er arrangør-til-arrangør kontakten meget vigtig. Du kan få en fornemmelse af hvordan bandet har opført sig, når de kom og hvad den anden arrangør har gjort for at overtale dem til at komme”, forklarer Lauge.

5. Gå i detaljer med dato og tidspunkt

Det femte punkt på Lauges liste er at være konkret omkring hvornår du gerne vil have bandet til at spille – altså hvilken dato og hvilket tidspunkt du har tænkt dig at koncerten skal finde sted. Her kan det være en idé, at tjekke bandets tourplan først for at vise agenten, at du har lavet din research og set at bandet rent faktisk er ledige den pågældende dag.

”Agenternes hverdag går jo rigtig meget med at få tourplaner til at gå op, så datoer er meget vigtige for dem. Hvis du ikke selv ved hvornår du vil afholde dit arrangement – fordi det f.eks. lidt afhænger af om forskellige artister kan – så kan det gøre arrangøren usikker på om du er seriøs nok som arrangør”, forklarer han.

6. Gå i detaljer med billetter og priser

I sidste ende er en koncert en forretning, og du skal derfor være skarp på hvordan du vil gå til det at sælge billetter. Ifølge Lauge er det vigtigt, at have styr på hvor mange billetter du har tænkt dig at sælge og til hvilken pris, du har tænkt dig at sælge dem.

På den måde kan agenten vurdere om det er realistisk at sælge det antal billetter til den angivne pris ud fra sine oplevelser fra andre koncerter, og han/hun kan også begynde at regne på hvorvidt det er muligt, at tjene penge på koncerten alt afhængig af hvilken aftale I ender med at lave.

”Du gør det nemt for agenten at finde en lommeregner frem og lynhurtigt regne ud om det økonomisk giver mening for dem, hvis du inkluderer et antal billetter og billetprisen i din kontakt til agenten og det viser professionalisme, at du selvfølgelig har tænkt over denne del af koncerten også”, forklarer Lauge.

7. Lav en teknikplan

En anden ting, der virkelig viser professionalisme er at du har styr på det tekniske set-up ved koncerten, mener Lauge. Det vil sige, at du ved hvilket udstyr og sceneforhold der er til rådighed for artisten, når de møder op.

Hvis det er en etableret artist, som har en agent inde over sin forretning, vil de ofte have et godt overblik over hvad de kommer med rent teknisk. Mange artister har nemlig det man kalder en tech-rider, som beskriver hvor mange medlemmer bandet har, hvilke instrumenter der skal stilles op, hvad de selv tager med, og hvad de forventer at arrangøren har.

For at imødekomme denne tech-rider kan du med fordel lave en teknikplan i samarbejde med den person, som du har til at stå for lyden. Denne kan med fordel beskrive scenens størrelse, hvilket anlæg, mixerpult og lys der er tilgængeligt og ikke mindst om der er en kompetent person til at styre alt dette, som bandet kan gå i dialog med.

”Nogle bands har måske en strategi om kun at spille steder, hvor en bestemt form for sceneproduktion kan lade sig gøre, eller måske vil de kun spille på et bestemt anlæg. Der kan man spare sig selv meget ved at forklare hvad man har til rådighed tidligt i processen. Det viser at du tager det tekniske aspekt seriøst og du ikke har tænkt dig at overlade noget til tilfældighederne”, forklarer Lauge.

8. Lav den rigtige aftale

Når du har kontaktet agenten vil der typisk gå en forhandling i gang og her er det vigtigt, at du er opmærksom på at lave den rigtige form for aftale. Ifølge Lauge er der typisk to slags aftaler.

Den første type er en ”fastpris-aftale”, hvor du betaler bandet og agenten et fast honorar, som er uafhængigt af billetsalget og hvor bandet er sikret en fast pris for det produkt de leverer i form af en koncert.

Den anden form for aftale hedder en ”garantiaftale med et split” eller en ”break-even”-aftale, hvor man lover artisten et fast honorar, men også en procentdel af overskuddet efter omkostningerne ved at afholde koncerten er tjent hjem.

Ifølge Lauge er der både fordele og ulemper ved disse slags aftaler, som man som arrangør skal overveje.

”Fordelen ved en break-even aftale er at artisten har et større incitament for at hjælpe med billetsalget, og derfor – teoretisk set – burde gå mere ind i at promovere koncerten på sociale medier, fordi de har en mulighed for at tjene nogle penge. Samtidig kan man argumentere for at garantien så skal være lavere end honoraret ved en fastpris-aftale, hvilket gør, at du kan have en mindre risiko selv. Omvendt kan du selv tjene flere penge, hvis du ved, at du kan sælge rigtig mange billetter ved at lade være med at dele i døren og indgå en fastpris-aftale”, forklarer han.

Kom i gang med at booke

Denne artikel har beskrevet nogle af de aspekter ved bookingen, som gør, at du kan fremstå tjekket over for musikerens agent, men den bedste måde at blive god til disse ting på er selvfølgelig at gøre det i virkeligheden.

Hvis du gerne vil i gang med at arrangere dine egne koncerter anbefaler Lauge at man starter med at blive frivillig hos Gimle eller et andet sted i byen, for så får man et godt overblik over hvad der sker på en koncertdag. Man oplever hvad der sker når en kunstner ankommer og skal afsted igen, hvordan det foregår med lydprøver, mad osv. og pludselig kan man være i gang med selv at sætte sine egne koncerter op.

”Hvis man viser dedikation og engagement for at gerne ville skabe noget selv, og man har noget på hjerte og gerne vil prøve at få det til at lykkes, så kan man hos os få lov at sætte sine egne koncerter op. Jeg startede selv på Studenterhuset i København og fik indblik i hvad processen er fra første e-mail til man siger tak og har afregnet og det lærte jeg vildt meget af”, forklarer Lauge.

Du kan læse mere om at blive frivillig på Gimle her.