Når der løber et musikarrangement af stablen i Roskilde by er der stor sandsynlighed for at Thomas Carlsen har været involveret.

Det er nemlig ham som - sammen med et team af kollegaer i Roskilde Kommunes Veje og Grønne Områder-afdeling - står for at dele tilladelser ud til kulturelle foreninger og andre, der ønsker at gøre brug af offentlige pladser og veje.

Umiddelbart kan det lyde som et job for nøjeregnende skrankepaver, men Thomas har en anden tilgang til jobbet.

”Vi vil rigtig gerne arrangementer i Roskilde Kommune, så derfor gør vi også noget ud af at kvalificere arrangørerne, så de bliver bedre i stand til at gøre tingene selv”, forklarer Thomas og fortsætter:

”Én ting er, at vi er myndighed, men jeg synes vores rolle i ligeså høj grad er at være rådgivere og bindeled mellem forskellige instanser, og på den måde sørge for at folk kommer i kontakt med de rigtige, så tingene kommer til at ske.”

Vi har bedt Thomas om at komme med sine bedste bud til at få styr på det med tilladelserne og det er blevet til disse fem råd:

Råd nr. 1: Besøg Arrangørguiden

Et godt sted at starte sit arbejde med at skaffe tilladelser er på hjemmesiden Arrangørguiden, der er en guide til kulturelle foreninger og andre i Roskilde Kommune, som ønsker at afholde arrangementer.

Her finder man information og gode tips om tilladelser, tilgængelige steder, tilskud, markedsføring og andre praktiske ting vedrørende det at holde et arrangement og så er det her, at man i sidste ende skal indsende sine ansøgninger omkring specifikke tilladelser vedr. selve brugen af arealet, når man er klar til det.

”Det er en god idé at orientere sig der for at få et overblik over hvilke tilladelser der er relevante for ens arrangement. Man behøver ikke at forstå det hele med det samme, for vi er der til at hjælpe, men det er et fint udgangspunkt for en god dialog,” forklarer Thomas.

Arrangørguiden er i interne undersøgelser blevet vurderet som et meget brugbart værktøj af kulturaktørerne selv. Da Roskilde Kommune i 2020 vandt Con Amore-prisen - der uddeles af AKKS – Amatørernes Kunst & Kultur Samråd og går til kommuner der gør en særlig indsats for amatørkulturen - var hjemmesiden da også en stor del af begrundelsen, som blandt andet lød:

”Vi har noteret os, at Roskilde Kommune har en omfattende, meget tilgængelig og innovativ hjemmeside, hvor man føler at kommunen prioriterer kultur og fritid højt. Med ’ArrangørGuiden’ bliver man taget i hånden fra idé til færdigt arrangement.”

Råd nr. 2: Kontakt Roskilde kommune og begynd en dialog

Skal du afholde et arrangement på torve, pladser, parker eller lignende i Roskilde Kommune, skal du altid indhente en tilladelse fra kommunen, men alt afhængig af hvad dit arrangement indeholder, er det muligt at du også har brug for tilladelse fra Midt- og Vestsjællands Politi eller andre myndigheder.

Det kan for den uprøvede være en smule svært at finde ud af, og ifølge Thomas er det derfor en god idé at tage kontakt til kommunen omkring sit arrangement og gerne så tidligt som muligt.

”Hvis der er nogle helt nye, så kan jeg godt lide, enten at tage en god snak over telefonen eller sætte os ned sammen face-to-face, for jeg synes det er fedt lige at se hinanden an. Både for at de ser hvad det er for en giraf der sidder herinde og leger skrankepave, men også, så jeg lige kan vurdere, hvor langt vedkommende er og hvad arrangementet egentlig er for et,” forklarer Thomas med et smil.

Ved at have denne form for tætte dialog kan Thomas og hans kolleger herefter være med til at guide i retningen af andre myndigheder, hvis der er brug for det, give gode råd til at lave skilteplaner eller blot stille de spørgsmål, som gør, at arrangementet bliver endnu mere tjekket eksekveret.

”Med vores hjælp sørger vi både for at reglerne bliver overholdt, men ift. skiltning f.eks. er vi samtidig med til at sørge for at dels publikum og dels andre folk i byen får en god oplevelse med arrangementet, og det er jo vigtigt i forhold til at få dem til at komme igen næste gang”, forklarer Thomas.

Råd nr. 3: Start hvor du kan bunde

Som du måske kan fornemme så er Thomas begejstret for al den virkelyst og skabertrang, som er i Roskilde, og han vil gerne hjælpe med at få borgernes drømme til at gå i opfyldelse. Han mener dog også, at det er en god idé at tænke i en bæredygtig udvikling af sit arrangement - specielt når man lige er startet op.

”Det kan godt være, at man har en drøm om at det skal blive stort og måske en ”Roskilde Festival 2”, men det er en god idé at starte et sted hvor man kan bunde og så bygge på løbende sammen med os. Det kan være krævende at holde et stort udendørsarrangement f.eks. og det er så ærgerligt, hvis man knækker nakken på det,” forklarer han.

Råd nr. 4: Hav én person, der er ansvarlig for tilladelser og lignende

Thomas råder alle der afholder arrangementer til at opbygge en nogenlunde stærk ekspertise inden for det at søge tilladelser og overholde dem, og det kan man blandt andet gøre ved at allokkere en person i organisationen til at være kontaktperson og ansvarlig for det område. Denne tilgang har nemlig flere fordele.

”Hvis det er et arrangement, som man har tænkt sig skal være tilbagevendende, så er det fedt, hvis man har tænkt ind, at der er én person som står for det her med tilladelser og lignende, for så opbygger man noget erfaring med det og det gør det lettere for os at kommunikere med én person,” forklarer Thomas.

En anden fordel er ifølge Thomas at den person har lettere ved at give sin viden videre til andre der skal overtage rollen. I tilfælde hvor det er en frivillig, der står for den del er er det vigtigt, at den viden ikke går tabt, hvilket der er større sandsynlighed for, hvis dialogen har været spredt ud over flere mennesker.

Råd nr. 5: Pas på med at være for tidsoptimistisk

Det sidste råd fra Thomas lyder på, at man skal huske ikke at være for tidsoptimistisk og det gælder både før og efter et arrangement er blevet afholdt.

Før arrangementet skal man ift. tidsaspektet være opmærksom på, at der kan være ventetid på behandlingen af ansøgninger omkring tilladelser. Hos Veje og Grønne Områder er der mindst 14 dages behandlingstid, men hvis der f.eks. er brug for afspærring af veje og omlægning af trafik skal en ansøgning gerne være afdelingen i hænde ca. 2-3 måneder før arrangementet afholdes.

Dertil kommer at man også skal bruge noget tid på at sætte sig ind i hvorvidt man har brug for andre tilladelser end dem man troede, man kunne nøjes med, og så kan tiden pludselig blive knap.

”Man skal være opmærksomme på, at vi jo kan give et afslag eller have behov for at indlede en dialog om at forbedre nogle dele af ansøgningerne, så vi sikrer, at der er tænkt over forskellige scenarier og det kan tage noget tid. Begynd tidligt er derfor mit klare råd,” forklarer Thomas.

Ligeledes er det ifølge Thomas vigtigt, at man op til arrangementet tænker på at der skal være god tid til opsætning af scener, afspærring osv. Når arrangementet er afholdt skal man sørge for at afsætte tid til nedtagning af udstyr og oprydning, så man ikke ender i en situation, hvor man kommer til at fylde på et offentligt sted i længere tid end man må.

Kast dig ud i det

Som denne artikel forhåbentligt har kastet lys over, så er det altså nemmere end man måske i første omgang skulle tro at få styr på det med tilladelserne i Roskilde Kommune.

Er du blevet nysgerrig på at afholde arrangementer i Roskilde kan du besøge arrangørguiden her, hvor du også kan finde kontaktoplysninger på Thomas og andre relevante kollegaer fra Roskilde Kommune.