Roskildes levende musikliv bygger i høj grad på en stor skare af passionerede ildsjæles frivillige arbejde.

I år melder Kulturens Analyseinstitut at de frivillige er tilbage på de danske festivaler, men samme festivaler meldte i sommeren 2022 om stor mangel på frivillige og enkelte blev nødt til at aflyse deres arrangement, som følge af mangel på frivillig arbejdskraft.

Så hvad er op og ned ift. frivillige i musikforeninger? Og hvad er det for en udfordring musikarrangører står overfor, når det kommer til frivillighed i disse år?

Det har Marie Baad Holdt et bud på. Hun er chefkonsulent og partner i firmaet Ingerfair, som i 12 år har rådgivet organisationer og virksomheder i brugen af frivillige og så er hun medforfatter på en række fagbøger om frivillighed.

Hun ved med andre ord rigtig meget om hvordan man rekrutterer og fastholder frivillige og hvorfor det kan være en udfordring. 

“Mange oplevede under corona at det også bare var dejligt ikke at lave noget. Det var måske rigtig dejligt at man ikke behøvede at komme til det der møde, som man ellers kom til hver måned, fordi ‘det bare var det man gjorde’. Derfor skal man som organisation gøre sig ekstra umage med at motivere de frivillige igen,” forklarer hun.

Men hvordan kan man så gøre sig ekstra umage? Det spurgte vi Marie om og hun kom med disse seks gode råd.

1. Tag dig god tid og få overblikket

Marie råder alle der skal i gang med at rekruttere frivillige til at give dem selv god tid. At rekruttere frivillige kræver nemlig, at man har styr på nogle grundlæggende ting, før man går i gang.

“Man skal stille sig selv nogle grundlæggende spørgsmål som: Hvorfor er det jeg skal have frivillige? Hvad er det de skal være med til at løfte? Hvor mange har jeg brug for og til hvad?” forklarer hun.

Svarene på disse spørgsmål skal give et overblik over hvilke roller, der er brug for at udfylde med frivillige kræfter. Det kan f.eks. være, at du har brug for én person til at hjælpe med markedsføring, én til lys og lyd, samt én til catering. Den viden gør, at du ikke skyder med spredehagl og får nogle med, der ikke har kompetencerne eller gejsten til at løfte den opgave, du ønsker, de skal løfte.

Marie anbefaler at skrive hver af disse roller ned sammen med en beskrivelse af hvad det præcis er den frivillige skal lave, hvor lang tid det tager, samt hvor mange gange man forestiller sig at den frivillige skal være aktiv. Når det er skrevet ned har du det overblik, som danner grundlag for resten af processen.

2. Research din målgruppe

Det næste trin er ifølge Marie Baad Holdt, at begynde at researche hvilke personer, der kan opfylde de roller, som du lige har beskrevet. Med andre ord; du skal finde din målgruppe.

Ved at finde din målgruppe bliver du skarpere på hvilke kanaler du skal ramme potentielt nye frivillige gennem, samt hvilket budskab du skal bruge for at overtale dem til at melde sig som frivillig hos netop dig.

F.eks. kan det være, at du mangler en frivillig til at stå for dit musikarrangements kommunikation. Her kan det være oplagt, at kigge på nogle af de lokale uddannelsesinstitutioner og begynde at planlægge hvordan du kan nå dem der. Men det er ikke nok at finde ud af hvor målgruppen er, du skal også sætte dig ind i hvem de er som personer.

”Du skal ind og finde ud af hvem de er og hvad du tror, de vil reagere positivt på ift. engagere sig som frivillig. Du skal tage udgangspunkt i dem som personer, og måske lige glemme den opgave du skal bruge dem til at løse for en stund,” forklarer Marie.

3. Ræk ud med det rigtige budskab

Nu hvor du har styr på hvilke roller, du har brug for, og du samtidig har sat dig grundigt ind i hvordan din målgruppe kan overtales til at være med, skal du nu til at række ud til dem.

Marie mener at det er vigtig, at man både tænker i at møde den potentielle frivillige online, offline og personligt alt afhængig af hvad der passer målgruppen bedst - og det skal helst ske gentagende gange.

“Det er ikke nok bare at have en lille artikel i avisen. Den frivillige skal have det serveret flere gange over en periode. Man snakker om inden for marketing, at man skal ses mindst tre gange før folk griber til handling og det er også rigtigt med frivillige,” forklarer hun.

4. Tilbyd flere muligheder for at deltage

Der er ifølge Frivillighedsundersøgelsen 2020, som er lavet af det nationale forskningscenter for velfærd, VIVE, en tendens til at frivillige i højere grad er frivillige i kortere perioder, bruger mindre tid på det frivillige arbejde og i højere grad ønsker at deltage i meget konkrete og afgrænsede projekter.

Det har Marie Baad Holdt en mulig forklaring på:

“Det er meget nemmere at sige ja til at engagere sig i en periode, og man er derfor ikke bekymret for at man aldrig kommer ud af det igen. Vi lever i dag liv, hvor der kan være mange pludselige omstillinger ift. job, familie, bopæl osv., og så vil man helst ikke have bundet sig til noget, men man kan måske godt overskue de næste seks måneder,” forklarer hun.

Som organisation skal man derfor tilbyde den frivillige flere måder at være med på. Hvis man f.eks. har en dygtig person i lokalområdet, som man virkelig gerne vil have til at stå for foreningens økonomi, så kan man starte med at spørge om de har lyst til bare at møde op til et fællesmøde og holde et kort oplæg om økonomistyring. Herefter kan det være, at den pågældende bliver så grebet af stemningen, at de har lyst til at være med til næste møde og så kan man tage den derfra, trin for trin.

5. Vær lynhurtig til at svare og rul den røde løber ud

Da jeg spørger Marie om hun har nogle særlige kæpheste, hun gerne vil have, at jeg skriver om, fortæller hun om det pudsige fænomen, at mange organisationer ifølge hende er langsomme til at følge op på henvendelser fra potentielle frivillige.

“Man skal virkelig smide alt og tage fat i den interesse der er der. Motivationen fra den potentielle frivillige kan være meget flygtig. Man skal svare dem når de er varme, så de ikke smutter et andet sted hen,” forklarer hun og foreslår at man på et tidligt tidspunkt lægger fast hvem der står for at svare, samt hvordan og hvor hurtigt de skal gøre det.

“De nye skal virkelig tages godt i mod og den røde løber skal rulles ud. Det er her man skal tale ind i det der fik den frivillige til at henvende sig og være nysgerrig på det menneske, der har tænkt sig at give sin tid til din sag,” siger hun.

6. Byg et stærkt fællesskab

På dette tidspunkt i processen er du kommet til at den frivillige møder op og har sit første møde med din organisation. Her er det i følge Marie vigtigt, at være meget opmærksom på at tage godt i mod de nye og sørge for at der er én person, som kun har til opgave at skabe en god oplevelse for de nytilkomne.

“Jeg oplever at mange organisationer ikke prioriterer det relationelle nok, fordi de har så meget fokus på opgaven. Så man kan ikke bare have fokus på sin koncert, man skal også have nogle der ved hvem der er kommet og om én har en dårlig dag, fordi der er sket et eller andet på arbejdet,” forklarer hun.

Hvis den frivillige får en god oplevelse, så kan der ifølge Marie opstå noget der er guld værd inden for frivillighed, nemlig at den frivillige fortæller om sin positive oplevelse til venner og familiemedlemmer.

“Pludselig er du den restaurant, som alle gerne vil ind på fordi der er liv, og det virker som om folk har det sjovt. Det er den effekt, du skal skabe,” forklarer Marie.

Hvis du vil læse mere om Maries arbejde med frivillighed kan du besøge Ingerfairs hjemmeside her.